Een zorgvuldige vakantieoverdracht

De vakantieperiode is weer aangebroken, iemand zei ooit tegen mij, ‘als je enorm naar je vakanties toeleeft, zit je dan wel op de juiste plek?!’ Dat raakte een snaar en in deze tijd van het jaar spookt die opmerking weer door mijn hoofd, want je werk moet je uiteindelijk energie geven en geen energie kosten. Dat hebben we bij Megawatt gelukkig hoog in het vaandel staan, met o.a. onbeperkte vrije dagen en vele initiatieven om lekker in je vel te zitten én te blijven. Maar einde dag is iedereen mens en naast die leuke baan, voelen we ook allemaal behoefte om zo nu en dan te onthaasten. Waarbij je al je ongestoorde aandacht kan geven aan je gezin, vrienden en hobby’s. Dat zorgt dan weer voor een frisse blik en focus in je werk, win–win toch!?

Het helpt mij in ieder geval éxtra ontspannen als ik weet dat mijn klanten en projecten in goede handen liggen van collega’s. Maar ook als ik collega’s niet onnodig druk opleg in mijn afwezigheid. Na ruim 15 jaar in een projectmanagement en account rol te fungeren werd het tijd om de tips voor een ontspannen vakantievoorbereiding op papier te zetten. Een zorgvuldige vakantieoverdracht geeft niet alleen mij, maar ook mijn collega’s rust.

De zorgvuldige vakantieoverdracht 

Laten we die open deur meteen maar intrappen: Maak. Een. Overdracht (en begin op tijd)! Breng klanten en projecten in kaart, belangrijke deadlines en taken die opgevolgd moeten worden in je afwezigheid. Bespreek bij wie welke verantwoordelijkheden liggen en zorg dat je dit ook tijdig met je vervangers bespreekt. Nee, natuurlijk niet per mail, maar fysiek 1op1 en leg dat moment ook vast in je agenda’s. Dat zorgt voor de minste ruis op de lijn en je kunt direct vragen tackelen.

Uniformiteit van werken 

Bij Megawatt hanteren we een vast format voor de vakantieoverdracht, uniformiteit in manier van werken en dus ook in overdrachten werkt wel zo efficiënt. Het is voor jezelf direct een goede checklist en verklein je al de kansen om iets over het hoofd te zien. Denk maar aan de inloggegevens om bij die belangrijke project documentatie te komen. Dat scheelt weer een telefoontje van je collega terwijl jij net op het punt staat die frisse duik in het zwembad te nemen.
 

Betrek je klant 

Want: Why not? Informeer je klant ook over je naderende vakantieperiode. Maak bespreekbaar welke projecten er in je vakantie prioriteit hebben, wat er moet doorlopen en wat eventueel kan wachten tot na je vakantie. Klanten zijn immers net mensen… en hebben hier zeker begrip voor. Zo belast je je collega’s ook niet met ‘onnodig’ werk en breng je het terug tot de kern. Tip: breng je tijdelijke vervanger vooraf al in contact met je klant, neem ze mee in belangrijke meetings of mailcommunicatie in de aanloop naar je vakantie.

Maak jezelf (even) onmisbaar 

Zorg dat je een aantal dagen voor je vertrek zelf nog zo weinig mogelijk actiepunten op je to do lijst staan en je vervangers het werk al (deels) overnemen voordat jij het vliegtuig instapt, dan kan jezelf rustig(er) afbouwen en kunnen je collega’s bij vragen of onduidelijkheden je hulp waar nodig nog inroepen. Het is tevens een stok achter de deur voor je collega’s om zich tijdig in te lezen en verantwoordelijkheden op te pakken.

Agendabeheer 

Loop je agenda na in de weken waarin je afwezig bent, welke afspraken staan mogelijk al (langere) tijd gepland, zorg dat daar tijdig actie op is ondernomen en/of meld je af voor meetings waar je niet bij bent. Stel een out of office in en benoem waar relaties terecht kunnen in je afwezigheid. Tip: verleng je out of office met 1 of 2 extra dagen na terugkomst van je vakantie, dit geeft rust en ruimte om je mailbox bij te werken, een debrief met collega’s te plannen en rustig(er) op te starten.
 

Check, check dubbelcheck, zorgvuldige vakantieoverdracht geschreven?! Namens mij en alle Megawatt collega’s, geniet van je welverdiende vakantie!